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Grundlagenwissen
Buchführungaus Wikipedia, der freien EnzyklopädieBibliografische Angaben für „Buchführung“
Buchführung bezeichnet die in Zahlenwerten vorgenommene planmäßige, lückenlose, zeitliche und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge in einer Unternehmung auf Grund von Belegen. Sie ist das zahlenmäßige Spiegelbild einer Unternehmung und wichtige Informationsquelle für den Unternehmer und dient außerdem dazu, den gesetzlich fixierten Informationsanforderungen von Behörden nachzukommen. Zweckmäßig ist eine Differenzierung des Oberbegriffs „Buchführung“ in die
Die Buchführung ist Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. Dieses enthält außer der Finanz- und Betriebsbuchführung die betriebswirtschaftliche Statistik und Vergleichsrechnung sowie die Planungsrechnung (Voranschläge für künftige Einnahmen und Ausgaben). Als Synonym für „Buchführung“ wird oft auch Buchhaltung verwendet. Das ist nicht immer zweckmäßig, da
Der vorliegende Artikel erläutert die Finanzbuchführung und speziell die Methodik der doppelten Buchführung. Dies ist die in der Privatwirtschaft allgemein übliche, für Kaufleute auch gesetzlich vorgeschriebene Methode, ordnungsgemäß Bücher zu führen. Nur bestimmte Berufsgruppen wie zum Beispiel Kleingewerbetreibende können ihre Geschäfte nach der einfacheren Einnahmenüberschussrechnung abrechnen. In der öffentlichen Verwaltung findet seit dem Ende des 20. Jahrhunderts eine Ergänzung der Kameralistik um Elemente der in diesem Bereich Doppik genannten Methode der doppelten Buchführung statt. Ziele und Aufgabenbereiche der Finanzbuchführung
Adressaten von Ergebnissen aus der FinanzbuchführungUnternehmensinterne Adressaten:
Externe Adressaten:
Werden von verschiedenen Adressaten unterschiedliche Standards für die Berichterstattung aus der Finanzbuchführung (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Kapitalflussrechnung u. a.) verlangt, erfordert dies u. U. eine parallele Buchführung. Pflicht zur BuchführungNeben dem Eigeninteresse des Unternehmers gibt es gesetzliche Vorschriften, in denen die Pflicht zur Buchführung festgeschrieben ist. Für Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, gelten die Rechnungslegungsvorschriften des Handelsgesetzbuches: Buchführungspflicht nach Handelsrecht
Darüber hinaus müssen Gewerbetreibende auch ohne Handelsregistereintrag die steuerlichen Bestimmungen der Abgabenordnung beachten: Buchführungspflicht nach Steuerrecht
Beschaffenheit der BuchführungDer § 238 HGB legt fest:
Ein „sachverständiger Dritter“ kann ein Finanzbeamter sein, der im Rahmen einer Außenprüfung die Buchführung kontrolliert. Sachverständiger Dritter kann aber auch ein Familienangehöriger oder Geldgeber sein, der sich anhand der Geschäftsbücher davon überzeugen will, dass sein Geld gut angelegt ist. In der Abgabenordnung werden auch diese Bestimmungen aus steuerlicher Sicht ergänzt. Falls die Buchführung nicht den Anforderungen entspricht, z. B. weil Unterlagen fehlen, kann nach § 162 die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GOB)Diese Grundsätze sind in verschiedenen gesetzlichen Vorschriften enthalten, ergeben sich aber insgesamt aus der bewährten kaufmännischen Praxis. Sie lassen sich in den zwei Grundprinzipien „Wahrheit“ und „Klarheit“ zusammenfassen.
BelegpflichtEine sich aus der Forderung nach Wahrheit und Klarheit zwingend ableitende Regel lautet, dass keine Buchung erfolgen darf, ohne dass ein Beleg vorliegt. Wenn der Beleg nicht aus dem Geschäftsvorfall direkt entsteht (zum Beispiel Eingangsrechnung, Quittung), ist ein Eigenbeleg anzufertigen (Kopie der Ausgangsrechnung, Lohnbeleg, Materialentnahmeschein, Abschreibungsbeleg, ...). Bei der Anfertigung von Eigenbelegen ist von vornherein zu bedenken, dass sie jeder Revision standhalten müssen, besonders auch vor dem Finanzamt. Für Buchführungsunterlagen bestehen Aufbewahrungspflichten ( in der Regel 10 Jahre). Organisationsgrundsätze
BuchungsgrundsätzeDie Buchungen und Aufzeichnungen müssen
Elektronische Dokumente müssen nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme behandelt und archiviert werden. Besondere Bedeutung haben die GOB bei der Bilanzierung. Das Handelsgesetzbuch enthält eine Reihe von speziellen Bestimmungen, die hierbei zu berücksichtigen sind. Doppelte Buchführung - GrundlagenDie doppelte Buchführung – auch kaufmännische Buchführung genannt – ist die in der privaten Wirtschaft vorherrschende Art der Finanzbuchhaltung. Man spricht von „doppelter“ Buchführung, weil jeder Geschäftsvorgang hierbei in zweifacher Weise erfasst wird. Im Grundbuch (Sozialversicherungen: Zeitbuch) werden alle Vorgänge in zeitlicher Folge dargelegt, während im Hauptbuch (Sozialversicherungen: Sachbuch) eine sachliche Zuordnung über das Buchen in Konten erfolgt. Eine andere Auslegung des Begriffs „Doppelte Buchführung“ sieht die Duplizität darin, dass der Erfolg eines Unternehmens auf zweifache Art nachgewiesen werden kann:
BilanzDie Bilanz ist die Darstellung der Vermögenswerte – der Aktiva – einerseits und die Darstellung der Finanzierung – der Passiva – andererseits. Aktiva sind solche Vermögensformen, die ein Unternehmen „aktiv“ einsetzen kann, unabhängig davon, ob diese selbst finanziert wurden oder nicht. Die Passivseite zeigt die Finanzierung, also die Herkunft des Kapitals. Der Kapitalgeber kann die Richtung der Geschäftstätigkeit mitbestimmen, im Vergleich zum Geschäftsführer verkörpert er aber dennoch die passive Seite.
Früher war die Detailliertheit der Bilanz dem Kaufmann überlassen – es hatte sich eine Art allgemeiner, gesellschaftlicher Übereinkunft herausgebildet. Jetzt wird auch das in § 266 (2) HGB gesetzlich geregelt. Die dort enthaltene Bilanzgliederung ist zwar nur für große und mittelgroße Kapitalgesellschaften und bestimmte Personengesellschaften (§ 264a HGB) vorgeschrieben. In der Praxis hat sich diese Gliederung aber für alle Personengesellschaften und Einzelunternehmen durchgesetzt, wobei häufig die Positionen noch weiter komprimiert werden. Unter dem Stichwort Bilanz ist die Bilanzgliederung nachzulesen. Beide Seiten der Bilanz sind sortiert, und zwar:
Zusammenhang zwischen Bilanz und InventarEine Bilanz wird dem Unternehmer, eventuellen Geldgebern und den Finanzbehörden die notwendigen Informationen nur dann liefern, wenn die darin enthaltenen Werte der Wahrheit entsprechen. Das wird mit dem Inventar gesichert. Auch beim Inventar fallen die Informationserfordernisse des Unternehmers mit denen äußerer Interessenten zusammen. Der Gläubigerschutz gebietet dem mit Fremdmitteln arbeitenden Kaufmann, dass er sein Vermögen und seine Schulden genau beziffert. Er darf in die Bilanzpositionen nicht einfach irgendwelche geschätzten Werte eintragen. Jeder Wert muss durch das Inventar belegbar sein. Daher wird ihm in § 240 HGB die Pflicht zur Aufstellung eines Inventars auferlegt:
Zusammenhang zwischen Bilanz und KontenDas Konto in der Finanzbuchführung dient dazu, aus der Bilanz als Momentaufnahme eine dynamische Darstellung der Geschäftsfälle zu entwickeln. Diese Funktion ergibt sich aus der Tatsache, dass jeder Geschäftsfall mindestens zwei Bilanzpositionen verändert – aber eben meist auch nicht mehr als zwei oder drei Positionen, während die vielen anderen Positionen der Bilanz unverändert bleiben. Es ist also sinnvoll, nur die Positionen, die von den Geschäftsvorgängen betroffen sind, zu verändern, anstatt die gesamte Bilanz nach jedem Geschäftsvorfall neu zu erstellen. Daraus ist die Erkenntnis entstanden, die Bilanz in Konten aufzulösen und nur die Veränderungen in Konten einzutragen. Ohne die Auflösung der Bilanz in Aktiv- und Passivkonten, um die Buchung der Geschäftsfälle darin abzuwickeln, wäre die Einhaltung der GoB nicht möglich. In den Konten werden Anfangsbestände vorgetragen. Das Vortragen der Anfangsbestände erfolgt nach dem Prinzip: Wenn die Werte in der Bilanz auf der linken Seite (der Aktivseite) stehen, kommen sie in die linke Seite des Kontos (bezeichnet als Soll). Folgerichtig ergibt sich daraus: Die Werte aus der Passivseite der Bilanz kommen in die rechte Seite des Kontos (Haben). Dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Gegenbuchung“, nach dem mindestens zwei Konten bei einer Buchung berührt werden, wird bereits bei der Auflösung der Eröffnungsbilanz in Konten Rechnung getragen. Da es eigentlich kein Gegenkonto für die Übernahme der Anfangsbestände in die Konten gibt, hat man als Hilfskonstruktion das Eröffnungsbilanzkonto (EBK) eingeführt. Dieses enthält somit alle Anfangsbestände, aber – logischerweise – spiegelverkehrt und dient zudem zur Kontrolle von Richtigkeit und Vollständigkeit der zu übernehmenden Beträge. Gewinn- und VerlustrechnungVorgänge, die den Geschäftserfolg eines Unternehmens beeinflussen, könnten direkt auf das Eigenkapitalkonto des Unternehmens gebucht werden. Das entspricht der Buchungslogik und ist inhaltlich auch völlig korrekt. In diesem Falle wäre bei wenigen Geschäftsfällen auch die Übersichtlichkeit gewahrt. In der Praxis gibt es jedoch selbst in kleinen Unternehmen unzählige Geschäftsfälle, die Erträge oder Aufwendungen darstellen und damit das Eigenkapital beeinflussen. Würde immer direkt auf das Eigenkapitalkonto gebucht werden, wäre das Ergebnis chaotisch und unübersichtlich. Um die Übersichtlichkeit zu wahren, werden Erträge und Aufwendungen nicht direkt, sondern nur saldiert auf das Eigenkapitalkonto gebucht. Dafür wird eine spezielle Gewinn- und Verlustrechnung eingerichtet und dem Eigenkapitalkonto vorgeschaltet. Der Aufbau (Gliederung) dieser Rechnung ergibt sich aus § 275 HGB. Am gebräuchlichsten ist die Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren. Konten und BuchungenKontensystemBevor sie in die Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung einfließen, werden im laufenden Geschäftsverkehr die Finanzen eines Unternehmens auf Konten erfasst. Ein Konto ist eine Tabelle mit zwei Spalten: Einer Soll- (S) und einer Habenseite (H). 
Früher, als die Konten noch in gebundenen Büchern geführt wurden, verwendete man zur Kontendarstellung das so genannte T-Konto. Die Darstellung ähnelt dem Buchstaben T. Heute hat das Konto ein anderes Aussehen, aber immer noch die Darstellung mit Soll und Haben. Die Wörter „Soll“ und „Haben“ sind dabei ohne inhaltliche Bedeutung und historisch bedingt! Es geht also nicht um „etwas haben“ oder „etwas, das sein soll“. Besonders der Begriff „Haben“ wird oft falsch verstanden. Er bedeutet nicht „Besitzen“. Tatsächlich ist er aus der Funktion des Lieferantenkontos zu erklären. Auf der rechten Seite dieses Kontos wurde nach dem Prinzip „Wir HABEN zu bezahlen!“ der entsprechende Geldbetrag eingetragen. Auf der linken Seite des Kundenkontos wurde eingetragen „Der Kunde SOLL bezahlen!“ – deshalb also „Soll“ als linke Seite eines Kontos. Der Buchhalter unterscheidet Bestandskonten und Erfolgskonten:
Die Konten sind in einer systematischen Reihenfolge angeordnet (Kontenplan). Die modernen Systeme, die sich nach einem der empfohlenen Kontenrahmen richten, entsprechen der Bilanzgliederung. Die Konten tragen Nummern, die sofort erkennen lassen, wie sie in das Bilanzsystem eingeordnet sind. BuchungssatzEine einfache Buchung betrifft zwei Konten, jeweils eine Buchung im Soll, eine zweite im Haben. Auf jedem Beleg wird vermerkt, wie gebucht wird. Das erfolgt in Form eines Buchungssatzes. Zuerst wird das Konto genannt, auf dem die Sollbuchung vorgenommen wird. Dann folgt das Wörtchen „an“ und darauf das Konto, das die Habenbuchung aufnimmt (oder kurz: immer „Soll an Haben“). Ein Beispiel dazu: Einkauf von Rohstoffen auf Ziel erhält den Buchungssatz
Zusammengesetzte Buchungssätze können eine Vielzahl von Konten ansprechen. Die Summen aller Buchungen im Soll und im Haben müssen aber übereinstimmen. Sind die Summen unterschiedlich, ist der Buchungssatz unvollständig (er „geht nicht auf“), und eine Verbuchung ist zumindest in EDV-gestützten Buchführungssystemen unmöglich. BuchungssystemMan unterscheidet sechs Grundsituationen: erfolgsneutral:
erfolgswirksam:
Das Ziehen von SaldenDer Bestand auf den einzelnen Konten wird durch das Ziehen von Salden ermittelt. Das erfolgt, indem beide Seiten (Soll und Haben) eines Kontos addiert werden. Von der wertmäßig größeren Seite wird der Wert der kleineren Seite abgezogen. Macht die Sollseite den größeren Wert aus, so ist das ein Sollsaldo. Wenn die Habenseite überwiegt, so ist das ein Habensaldo. Diese Definition ist notwendig, da in der Buchführung traditionell die Arbeit mit absoluten Werten gelehrt wird. In der Praxis ist es einfacher: Da Sollbuchungen immer als Positiv-Werte und Habenbuchungen als Negativ-Werte erfasst werden, ist ein Saldo schlicht die Summe aller Einzelposten eines Kontos:
Im Geschäftsleben wird während des Jahres mindestens monatlich einmal eine Saldenliste aufgestellt, da sie dem Unternehmer den Stand seiner Konten, praktisch also eine Zwischenbilanz zeigt. Nach der Addition zeigt die Gleichheit der Summe aller Salden in Soll und Haben, dass beim Eintragen Soll und Haben nicht verwechselt wurden und keine Zahlendreher vorgekommen sind (zwei Fehler, die sich rechnerisch aufheben, sind äußerst selten). BücherJede Buchung wird in mindestens zwei Büchern festgehalten. Der Begriff „Buch“ stammt aus der traditionellen Rechnungsführung, die mittels händischer Eintragung der Werte in gebundenen Büchern erfolgte. Er wird jedoch auch heute noch für die elektronischen Protokolle der Buchführungs-Daten verwendet. Die beiden wichtigsten Bücher sind das Journal und das Hauptbuch. Sie werden stets getrennt voneinander geführt. Nur die einfachste Form der doppelten Buchführung, das Amerikanische Journal, fasst beide Bücher in einer Tabelle zusammen. Journal (Grundbuch)Im Journal (übersetzt: Tagebuch) werden alle Geschäftsvorfälle chronologisch (zeitlich) mit laufender Nummer, Datum, Betrag, Verweis auf den Beleg, Erläuterung und Kontierung (Sollkonto, Habenkonto) erfasst. Die Funktion des Journals geht von folgendem Prinzip aus: Alle Geschäftsfälle müssen sich sowohl chronologisch verfolgen lassen als auch den einzelnen Bilanzpositionen zugeordnet werden können. Die chronologische Ordnung wird dadurch gewährleistet, dass alle Buchungssätze dem Datum nach im Journal aufgezeichnet werden. Es ist das Grundbuch der Buchführung. Gleichzeitig ist das Journal die Buchungsanweisung für die Übertragung der Buchungen aus dem Grundbuch in das Hauptbuch. HauptbuchAls Hauptbuch wird das Kontenwerk mit seiner sachlichen Untersetzung und Bewegung durch Geschäftsfälle der einzelnen Bilanzpositionen bezeichnet. Im Hauptbuch (auch: Kontenblätter) werden alle Buchungen des Grundbuchs auf den in den Buchungssätzen genannten Konten eingetragen. Die Konten werden am Anfang eines jeden Geschäftsjahres mit den Endbeständen des Vorjahres (z. B. Bankbestand) eröffnet und mit Abschlussbuchungen zur Schlussbilanz zusammengeführt. Durch die Aufzeichnungen im Hauptbuch wird also die sachliche Ordnung der einzelnen Geschäftsvorfälle vorgenommen. Für das Buchen selbst gilt die Grundregel: Zuerst Eintragung im Grundbuch (Journal), dann Buchung auf dem Konto (im Hauptbuch). NebenbücherDes Weiteren gibt es diverse Nebenbücher, die bestimmte Hauptbuchkonten erläutern. Dazu zählen z. B.
Der JahresabschlussGrundlegende Vorschriften zum Jahresabschluss sind in § 242 HGB enthalten:
Schritte beim Jahresabschluss
Organisation der BuchführungMaßstäbe und Zielstellung der BuchführungsorganisationDie Buchführung ist so auszugestalten, dass sie für den Unternehmer zur Quelle von Informationen über seinen wirtschaftlichen Erfolg und seine zu treffenden Entscheidungen wird. Ebenso sind die Anforderungen, die von der Steuergesetzgebung an die Buchführung gestellt werden, zu erfüllen. Gleichzeitig verursacht die Buchführung Kosten, die den Geschäftserfolg mindern. Genau wie das ganze Unternehmen muss also auch die Buchführung mit höchstmöglicher Effektivität organisiert werden. Neue Möglichkeiten der BuchführungsorganisationDie moderne Informations- und Kommunikations-Technik eröffnet neue Möglichkeiten. Sie laufen auf die vollständige elektronische Erfassung aller Daten hinaus und die programmierte computergestützte Verarbeitung dieser Daten mit Buchführungsprogrammen. In größeren Unternehmen wird die Buchführung vollständig im eigenen Haus durchgeführt. Dabei erfolgt die Erfassung der Grunddaten meist nicht mehr in der Buchhaltungsabteilung, sondern in den funktionellen Bereichen (Einkauf, Verkauf, Personalbereich, Produktion). Die Daten werden ohne nochmaliges Erfassen (Eintippen) mittels Buchführungsprogrammen verarbeitet. In kleineren Unternehmen werden Buchführungsaufgaben in den meisten Fällen einem externen Dienstleister anvertraut. Häufig werden wie früher alle Belege dem Dienstleister übergeben. Er erledigt alle Arbeiten. Das erweist sich allerdings als unnötig ungünstige Lösung. Bessere Methoden sind mit der elektronischen Datenverarbeitungstechnik verfügbar. Nachteilig ist bei der gegenwärtig noch immer praktizierten veralteten Vorgehensweise:
Moderne Möglichkeiten der Arbeitsteilung zwischen dem buchführungspflichtigen (meist kleinem) Unternehmen (Mandant) und Dienstleistern, die früher nicht vorhanden waren, besitzen den Vorteil, dass die Doppelerfassung von Daten vermieden wird. Die moderne Informationstechnik bietet Möglichkeiten für das Verwalten von Daten und schnelle Datenübertragung. Die optimale Vorgehensweise besteht darin, dass beim Mandanten all dasjenige an Daten für die Buchführung bereitgestellt wird, was im Geschäftsprozess sowieso anfällt oder leicht aufbereitet werden kann. Diese Daten können dem Buchhaltungsdienstleister bspw. per E-Mail geschickt werden.
Die genannten Grunddaten für die Buchführung können beim Mandanten mit wenig Arbeitsaufwand erzeugt werden. Er schickt diese Daten an den Dienstleister. Dieser ergänzt und prüft die Daten und importiert sie in ein modernes elektronisches Buchführungsprogramm. Dem Mandanten werden vom Dienstleister folgende Auswertungen zur Verfügung gestellt:
Alle Daten für die Mandanten oder die Behörden können traditionell auf Papier bereitgestellt oder direkt elektronisch weiterverwendet werden. Inzwischen gibt es auch für kleine Unternehmen kostengünstige Lösungen, die Buchführung per EDV selbst zu erledigen. Die Daten können dann für den Jahresabschluss online dem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden. Neuerdings bieten Dienstleister Buchführung über das Internet an. Der Mandant gibt die Daten über einen Webbrowser ein, die gesamte Buchführung inklusive Datensicherung wird im Rechenzentrum des Dienstleisters abgewickelt. Steuerberater und Finanzamt erhalten die Daten dann via Netzwerk. Diese Lösung erfordert keine hohen Anfangsinvestitionen in Hardware, sondern nur eine monatliche Nutzungsgebühr und spart z. T. teure Kosten für Updates und deren Anpassung bzw. Support. Berufsständische Interessenvertretung
Literatur
Weblinks
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